管理者は、Bricsys 24/7クラウド内のフォルダーに関連付けられているメタデータを事前設定できます。

通常、ユーザーがBricsys 24/7にファイルをアップロードするたびに、事前に構造化された情報を入力します– メタデータ –ドキュメントについて。次に、ドキュメントタイプ、専門分野、フロアを選択します。ユーザーがフォームに入力してファイルをアップロードすると、フォームのレコードが保存され、ドキュメントに添付されます。

これで、管理者は、メタデータが既に含まれている新しいフォルダを作成して、このプロセスを自動化できます。

フォルダごとにデフォルトのメタデータを設定するにはどうすればよいですか?

まず、管理アプリに移動します。次に、構造をクリックします。次に、選択したフォルダに既存のフォームを追加できます。 あなたがすべき フォームアプリで既にフォームを作成している。 その結果、ユーザーはファイルをフォルダーにアップロードできるようになり、メタデータがファイルに自動的に追加されます。

メタデータを追加する利点

1.高度な検索

入力されたフォームの詳細検索を使用して、ドキュメントを検索します。例:3階のPlan(Document type)、Electrical(Discipline)を検索します。これは、プランがBricsys 24/7のどこに保存されているか正確にわからない場合に非常に役立ちます。

2.レコードを検索する

入力したフォームのレコードをフォームビューアで検索できます。

3.名前を自動的に生成する

必要に応じて、入力されたフォームに基づいてドキュメントの名前を生成します。