以前のCADManagerのコーナーの投稿では、BricsCADの実装の準備をするために必要なすべてのことについて説明しましたが、サポートについては説明していません。 

しかし、ちょっと待ってください。実装後に心配すべきことをサポートしていませんか?はい、でも違います!ユーザーのサポートについて心配する時期は、その必要性が重要になる前です。そうすれば、ユーザーが本当にサポートを必要とするときに、スクランブリングではなく準備が整います。この投稿では、実装前および実装中にサポートプロセスを管理するために従うことができるいくつかのベストプラクティスについて説明します。方法を見てみましょう。 

現実的になる

トレーニング後にユーザーをサポートできない場合、実装は影響を受けます。

BricsCADが機能し、トレーニングが計画されていることがわかったので、次の現実に立ち向かう時が来ました。 

  • トレーニング後、ユーザーは何があっても質問があります。 
  • すべての人にサポートを提供できる「あなた」はそれほど多くありません。
  • トレーニング後にユーザーをサポートできない場合、実装は影響を受けます。 これらの問題に対処するために、ユーザートレーニングが行われる前に次のアクションを実行できることがわかりました。 
     

ユーザーの質問に答える非常に短い「チートシート」ドキュメントをリリースする準備をしてください。たとえば、何人かの人が「ハッチ編集機能を備えたのはどのリボンパネルでしたか?」と尋ねた場合です。答えといくつかの画面キャプチャを含むPDFファイルを非常にすばやくプッシュできます。この目的のために、基本的なドキュメントテンプレートを事前に準備しておくことができます。 

トレーニングの直後にテストパイロットのサポートを手配します。前の投稿、BricsCADの最適化と構成に役立つテストパイロットユーザーを作成するというアイデアについて説明しました。これらのテストパイロットは現在BricsCADについてほとんどすべてを知っているので、他のユーザーをサポートするのを助ける究極の人々になるでしょう。テストパイロットを活用してスタッフをトレーニングすると、サポートの負担があなただけでなく複数の人に分散されます。 

サポートがないことは選択肢ではないことを理解してください。新しいソフトウェアでユーザーをトレーニングした後、重要な最初の数日間はユーザーを支援するサポートがない場合、ユーザーは忍耐力を失い、上司に不平を言い、通常ほど生産的ではなくなります。これらの結果はどれも良いものではないので、トレーニングの直後にサポートを提供することが重要であることを会社の上級管理職が理解していることを確認してください。

スマートトレーニング/ロールアウトによるサポートの最大化

次の質問を自問してください。あまりにも多くの新しいユーザーが作成するサポート要求に圧倒されないように、新しいソフトウェアを段階的に展開するにはどうすればよいですか。答えは、ソフトウェアプロジェクトをプロジェクトごとに段階的に導入し、会社のワークロードで可能な限り迅速に習熟度を高めることです。戦略を特定するためのいくつかの概念を掘り下げてみましょう。 

新しいプロジェクトをトレーニングガイドとして使用する。年間何件の新規プロジェクトを開始していますか?新しい方法と概念を新たに開始できるように、プロジェクトの開始時にトレーニングを実施するのが最適であることがわかりました。これは、プロジェクト中にソフトウェアを変更するよりもはるかに優れたアプローチです。 

ユーザーに大まかなタイムラインを提供します。新しいプロジェクトがいつ開始され、どのユーザーがそれらのプロジェクトに含まれるかがわかっている場合は、必ずその情報をユーザー(およびそのマネージャー)に伝えてください。アイデアは誰も驚かないことです。 

トレーニングの直後に作業が始まるようにしてください。新しいプロジェクトが火曜日に開始される場合、トレーニングは火曜日に行う必要があります。理想的には、トレーニングは火曜日の朝に行われ、プロジェクトの作業は火曜日の午後に開始されます。 

トレーニングで学んだことを忘れないようにユーザーに時間を与えないでください。すぐに始めましょう!

クラスを適切なサイズにします。火曜日に新しいプロジェクトが始まり、12人の従業員のグループがプロジェクトに取り組んでいる場合、トレーニングクラスにはその12人だけを含める必要があります。ソフトウェアをすぐに使用しない人のトレーニングに時間を費やさないでください。時間とお金の無駄です。 。 

サポートの一時停止を計画します。トレーニング直後はサポートの需要が高いことを知っているので、グループがトレーニングを受けた直後に追加のサポート時間を計画してください。次の新しいグループをトレーニングする前に、新しいユーザーが「落ち着く」まで数日待つようにしてください。 

もちろん、新しいプロジェクトをいつ開始するかを制御できない場合がありますが、適切な人材を適切なタイミングで適切にトレーニングできるため、上記の変数についてよく検討するほど、ロールアウトとトレーニングのサポートが向上します。 

そろそろ時間だ!

BricsCADで最初のグループをトレーニングし、最初のプロジェクトに着手したらすぐに、経験を管理し、問題が発生したときに対処する必要があります。発生した問題に最適に対処するには、問題を解決するだけでなく、解決策を伝え、プロセスを改善して、ソフトウェアの実装を改善することが重要です。

次の手順は、プロセスを最も効果的に管理するのに役立ちます。 

ユーザーに通知します。ユーザーが発生した問題を解決するのに役立つ更新、ヒント、トリック、または新しい手順を記載した簡単な電子メールおよび/または印刷された「チートシート」ドキュメントを発行します。新しい情報を口頭で伝えるだけに頼らないでください。ユーザーが参照できる何らかの書面による情報を持っていることを確認してください。 

標準を更新します。新しい手順またはメソッドが導入され、新しいメソッドを反映するように標準を更新します。これは、上記の「チートシート」を形式化して標準ドキュメントにすることと考えてください。 

歩き回ってユーザーと一緒にチェックインします–たくさん!あなたが目に見えるままでいると、ユーザーは彼らを混乱させる何かを共有する可能性が高くなり、ユーザーの欲求不満が大きくなる前に問題に対処する機会が与えられます。 

はい、私はあなたがあなたのオフィスのドアを閉めて質問を避けたいと思うのを知っています、しかしあなたが今ユーザーをサポートすることに時間を費やすなら、物事は後でより良くなると約束します。

シリーズのまとめ

新しいソフトウェアの実装に関連するタスクがたくさんあるように思われる場合、それは本当にあるからです!幸いなことに、発生するすべての変数と問題を予測する堅実な計画を使用することで、ほとんどすべてのことに備えることができます。この一連の投稿で取り上げた問題が、BricsCADソフトウェアを展開する際にCADマネージャーとしてより成功するのに役立つことを願っています。 

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CADマネージャーのコーナーストーリー

      1. ネットワークインストールの仕組み-パート1
      2. ネットワークインストールの仕組み-パート2
      3. 簡単な移行のためのLISPの概念
      4. 最大学習のための最小トレーニング-パート1
      5. 最大の学習のための最小トレーニング-パート2
      6. BricsCADの採用への3つのステップ
      7. 実装の準備-パート1
      8. 実装の準備-パート2
      9. 実装の準備–パート3:検証の場
      10. 実装の準備–パート4:トレーニング資料
      11. 実装の準備–パート5:リモートトレーニングのヒント
      12. 実装の準備–パート6:ロールアウトとサポート