最後のいくつかのCADマネージャーのコーナーの投稿(投稿の最後を参照)では、BricsCADを実装する準備を整えるために必要なすべてのことについて説明しましたが、サポートについては説明していません。

しかし、ちょっと待ってください、実装後に私たちが心配するべきサポートはありませんか?ええ、そうですが、違います!ユーザーのサポートについて心配するべき時はそれの必要性が決定的になる前です。そうすれば、ユーザーが本当にサポートを必要とするとき、スクランブルするのではなく、準備が整います。この投稿では、実装前および実装中にサポートプロセスを管理するために従うことができるいくつかのベストプラクティスについて説明します。方法を見てみましょう。

現実的になる

トレーニング後にユーザーをサポートできない場合、実装は影響を受けます。

BricsCADが機能し、トレーニングが計画されていることがわかったので、次の現実に直面します。

  • トレーニング後、ユーザーは何があっても質問があります。
  • すべての人にサポートを提供できる「あなた」はそれほど多くありません。
  • トレーニング後にユーザーをサポートできない場合、実装は影響を受けます。

これらの問題に対処するために、ユーザートレーニングが行われる前に次のアクションを実行できることがわかりました。

ユーザーの質問に答える非常に短い「チートシート」ドキュメントをリリースする準備をしてください。 たとえば、「ハッチ編集機能が付いていたのはどのリボンパネルでしたか?」あなたは答えといくつかのスクリーンキャプチャーを非常に素早くPDFファイルにプッシュすることができます。この目的のためだけに、事前に基本的なドキュメントテンプレートを用意しておくことができます。

トレーニングの直後にテストパイロットのサポートを手配します。 前職 BricsCADの最適化と構成に役立つテストパイロットユーザーを作成するアイデアについて説明しました。これらのテストパイロットはBricsCADのほとんどすべてを知っているので、他のユーザーをサポートするための究極の人材になります。スタッフのトレーニング中にテストパイロットを活用すると、サポートの負担があなただけでなく数人に分散されます。

サポートがないことは選択肢ではないことを理解してください。 新しいソフトウェアについてユーザーをトレーニングする場合、重要な最初の数日間はユーザーを支援するサポートがなく、忍耐力を失い、上司に不平を言い、通常ほど生産的ではありません。これらの結果はどれも良いものではないので、トレーニングの直後にサポートを提供することが重要であることを会社の上級管理者が理解していることを確認してください。

スマートトレーニング/ロールアウトによるサポートの最大化

次の質問を自問してください。新しいソフトウェアを段階的に展開して、あまりに多くの新規ユーザーが作成するサポートの要求に圧倒されないようにするにはどうすればよいですか。答えは、プロジェクトごとにソフトウェアを段階的に導入し、会社のワークロードで可能な限り迅速に習熟度を構築することです。戦略を特定するためのいくつかの概念を掘り下げましょう。

新しいプロジェクトをトレーニングガイドとして使用する。年間何件の新規プロジェクトを開始していますか?新しい方法と概念を新たに開始できるように、プロジェクトの開始時にトレーニングを実施するのが最適であることがわかりました。これは、プロジェクト中にソフトウェアを変更するよりもはるかに優れたアプローチです。

ユーザーに大まかなタイムラインを提供します。 新しいプロジェクトがいつ始まるか、そしてどのユーザーがそれらのプロジェクトに含まれるかについて考えている場合は、その情報を彼ら(およびそのマネージャー)に必ず伝えてください。

トレーニングの直後に作業が始まるようにしてください。 新しいプロジェクトを火曜日に開始する場合、トレーニングは火曜日に行う必要があります。理想的には、トレーニングは火曜日の朝に、プロジェクトの作業は火曜日の午後に開始する必要があります。

トレーニングで学んだことを忘れないようにユーザーに時間を与えないでください。すぐに始めましょう!

クラスを適切なサイズにします。 新しいプロジェクトが火曜日にプロジェクトで作業している12人の従業員のグループで始まる場合、トレーニングクラスにはそれらのみを含める必要があります。ソフトウェアをすぐに使用しない人のトレーニングに時間を費やさないでください。それは単に時間とお金の無駄です。 。

サポートの一時停止を計画します。 トレーニング直後はサポートの需要が高いことを知っているので、グループがトレーニングを受けた直後に追加のサポート時間を計画してください。新しいユーザーが「落ち着く」まで数日待ってから、次の新しいグループをトレーニングしてください。

もちろん、新しいプロジェクトをいつ開始するかを制御できない場合がありますが、適切な人材を適切なタイミングで適切にトレーニングできるため、上記の変数についてよく検討するほど、ロールアウトとトレーニングのサポートが向上します。

そろそろ時間だ!

BricsCADで最初のグループをトレーニングし、最初のプロジェクトに着手したらすぐに、経験を管理し、問題が発生したときに対処する必要があります。発生する問題に最適に対処するには、問題を解決するだけでなく、ソリューションを伝達してプロセスを改善し、ソフトウェアの実装を改善することが重要です。

次の手順は、プロセスを最も効果的に管理するのに役立ちます。

ユーザーに通知します。 発生した問題をユーザーが解決するのに役立つ更新、ヒント、トリック、または新しい手順を含む簡単な電子メールまたは印刷された「チートシート」ドキュメントを発行します。新しい情報を口頭で伝えるだけに頼るのではなく、ユーザーが参照できる何らかの書面の情報があることを確認してください。

標準を更新します。 新しい手順または方法が導入され、新しい方法を反映するように標準が更新されます。これは、上記の「チートシート」を標準化文書として正式化するものと考えてください。

歩き回ってユーザーと一緒にチェックイン–たくさん! あなたが目に見えるままである場合、ユーザーは混乱させる何かを共有する可能性が高く、ユーザーの不満が大きくなる前に問題に対処する機会が与えられます。

はい、私はあなたがあなたのオフィスのドアを閉めて質問を避けたいと思うのを知っています、しかしあなたが今ユーザーをサポートすることに時間を費やすなら、物事は後でより良くなると約束します。

シリーズのまとめ

新しいソフトウェアの実装に関連する多くのタスクがあると思われる場合、それは本当にあるからです!良い知らせは、遭遇するすべての変数と問題を予測する確かな計画を使用することにより、ほとんど何でも準備できることです。この一連の投稿で取り上げた問題が、BricsCADソフトウェアをロールアウトする際のCADマネージャーの成功に役立つことを願っています。

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CADマネージャーのコーナーストーリー

      1. ネットワークインストールの仕組み-パート1
      2. ネットワークインストールの仕組み-パート2
      3. 簡単な移行のためのLISPの概念
      4. 最大学習のための最小トレーニング-パート1
      5. 最大の学習のための最小トレーニング-パート2
      6. BricsCADの採用への3つのステップ
      7. 実装の準備-パート1
      8. 実装の準備-パート2
      9. 実装の準備–パート3:検証の場
      10. 実装の準備–パート4:トレーニング資料
      11. 実装の準備–パート5:リモートトレーニングのヒント
      12. 実装の準備–パート6:ロールアウトとサポート