Nas postagens anteriores do CAD Manager's Corner, falamos sobre tudo que você precisa fazer para se preparar para a implementação de BricsCAD, mas não falamos sobre suporte. 

Mas espere um minuto, o suporte não é algo com que devemos nos preocupar após a implementação? Bem, sim, mas não! O momento de se preocupar com o suporte a seus usuários é antes que a necessidade dele se torne crítica. Dessa forma, quando os usuários realmente precisarem de suporte, você estará pronto, em vez de embaralhar. Nesta postagem, abordaremos algumas das melhores práticas que você pode seguir para gerenciar o processo de suporte antes e durante a implementação. Vamos ver como. 

Seja Realista

Se você não puder dar suporte aos usuários após o treinamento, sua implementação ficará prejudicada.

Agora que você sabe que o BricsCAD vai funcionar e tem seu treinamento planejado, é hora de enfrentar as seguintes realidades: 

  • Os usuários terão dúvidas após o treinamento, não importa quais. 
  • Ali estará somente "você" para fornecer suporte a todos.
  • Se você não puder dar suporte aos usuários após o treinamento, sua implementação ficará prejudicada. Para lidar com esses problemas, descobri que as ações a seguir podem ser tomadas antes que o treinamento do usuário ocorra: 
     

Esteja preparado para divulgar documentos curtos de apoio que respondam às perguntas mais comuns dos usuários.Por exemplo, se várias pessoas perguntarem: "Qual painel da faixa de opções tinha os recursos de edição de hachura?" você pode enviar um arquivo PDF com a resposta e algumas capturas de tela muito rapidamente. Você pode ter um modelo de documento básico preparado com antecedência apenas para esse propósito. 

Providencie o apoio de "pilotos de teste" logo após o treinamento.Em umpostagem anterior, discutimos a ideia de criar usuários piloto de teste para ajudar a otimizar e configurar BricsCAD. Esses pilotos de teste sabem quase tudo sobre BricsCAD agora, então eles serão as pessoas definitivas para ajudar a apoiar outros usuários. Aproveite seus pilotos de teste ao treinar a equipe e o peso do suporte será distribuído entre várias pessoas, não apenas você. 

Entenda que "não dar suporte" não é opção.Se você treinar os usuários em um novo software e não tiver suporte para ajudá-los durante os primeiros dias cruciais, eles perderão a paciência, reclamarão com o chefe e não serão tão produtivos como o normal. Nenhum desses resultados é bom, então certifique-se de que a alta administração da sua empresa compreenda que fornecer suporte logo após o treinamento é crucial.

Maximize o Suporte através de Treinamento Inteligente/Desenvolvimento

Faça a si mesmo a seguinte pergunta: Como você pode lançar um novo software gradualmente para não ficar sobrecarregado pelas demandas de suporte que muitos novos usuários criariam? A resposta é colocar o software em fases, projeto por projeto, para construir proficiência o mais rápido que a carga de trabalho de sua empresa permitir. Vamos nos aprofundar em alguns conceitos para identificar sua estratégia. 

Use novos projetos como um guia de treinamento. Quantos novos projetos sua empresa inicia por ano? Descobri que o treinamento é melhor conduzido na fase de início de um projeto, para que novos métodos e conceitos possam ser introduzidos com um novo começo. Esta é uma abordagem muito melhor do que tentar mudar o software durante a realização de um projeto. 

Dê aos usuários a linha do tempo aproximada.Se você tem uma ideia de quando novos projetos começarão e quais usuários serão incluídos nesses projetos, certifique-se de comunicar essa informação a eles (e a seus gerentes). A ideia é nunca surpreender ninguém. 

Certifique-se de que o trabalho comece logo após o treinamento.Se um novo projeto deve começar na terça-feira, o treinamento deve ser na terça-feira. O ideal é que o treinamento seja na terça-feira de manhã, com o trabalho do projeto começando na terça-feira à tarde. 

Não dê tempo ao usuário para esquecer o que aprendeu no treinamento - comece imediatamente!

Defina tamanho certo para suas aulas.Se um novo projeto começar na terça-feira com um grupo de 12 funcionários trabalhando no projeto, sua classe de treinamento deve conter apenas esses 12. Nunca gaste tempo treinando alguém que não vai usar o software imediatamente - isso é simplesmente uma perda de tempo e dinheiro . 

Planeje uma pausa para suporte.Saiba que a demanda por suporte será alta logo após o treinamento, então planeje um tempo extra de suporte logo após qualquer grupo passar pelo treinamento. Certifique-se de esperar alguns dias para que os novos usuários “se instalem” antes de treinar o próximo novo grupo. 

É claro, você pode não ser capaz de controlar quando novos projetos vão começar, mas quanto mais você pensa sobre as variáveis acima, melhor será o suporte ao seu treinamento e desenvolvimento, porque você estará treinando as pessoas certas, no momento certo, com grande suporte. 

É Hora de ir Adiante!

Assim que treinar seu primeiro grupo em BricsCAD e embarcar no primeiro projeto, você precisará gerenciar a experiência e lidar com os problemas à medida que surgirem. Para lidar melhor com quaisquer problemas que surjam, é fundamental que você não apenas os resolva, mas que comunique a solução e melhore seus processos para que a implementação do software seja melhor.

As etapas a seguir podem ajudar você a gerenciar o processo com mais eficiência: 

Informar usuários.Envie um breve e-mail e / ou um documento impresso de “cheat sheet” com todas as atualizações, dicas, truques ou novos procedimentos que podem ajudar os usuários a resolver quaisquer problemas que surjam. Não confie apenas em transmitir novas informações verbalmente - certifique-se de que os usuários tenham algum tipo de informação por escrito que eles possam consultar. 

Atualize padrões.Conforme novos procedimentos ou métodos são introduzidos para atualizar seus padrões para refletir os novos métodos. Pense nisso como a formalização da “folha de dicas” mencionada acima para se tornar um documento de padrões. 

Caminhe e verifique com os usuários - muito!Se você permanecer visível, os usuários provavelmente compartilharão qualquer coisa que os confunda, o que lhe dá a chance de lidar com os problemas antes que a frustração do usuário aumente. 

Sim, eu sei que você adoraria fechar a porta da sua sala e escapar das perguntas, mas eu prometo que as coisas vão melhorar bastante depois, na medida em que você passar tempo para dar apoio aos usuários neste fase.

Resumindo a Série

Se parece que há muitas tarefas associadas à implementação de um novo software, é porque realmente existem! A boa notícia é que, usando um plano sólido que antecipa todas as variáveis e problemas que você encontrará, você estará preparado para quase tudo. Minha esperança é que os problemas que abordamos nesta série de postagens o ajudem a ser um gerente de CAD mais bem-sucedido ao lançar seu software BricsCAD. 

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