Mesmo antes da pandemia, muitos engenheiros, arquitetos, designers e desenvolvedores de produtos que usavam CAD já trabalhavam em iniciativas altamente dispersas e globalizadas. O que o COVID-19 e o mundo em trabalho remoto modificou foi trazer ao foco nítido a necessidade por um projeto eficaz e seguro em colaboração e comunicação ao trabalhar com CAD, desde a concepção até a entrega final.

As equipes internacionais devem colaborar em projetos em diferentes regiões e fusos horários e responder por muitos idiomas e diferenças culturais em vários serviços de teleconferência. Embora a maioria de nós que trabalha com software CAD esteja acostumada aos benefícios da colaboração global, devemos sempre ter em mente os riscos de controle, colaboração e segurança que acompanham. Mais notavelmente, roubo de IP - Propriedade Intelectual.

Como resultado de ataques anteriores, estamos todos mais cientes de quão crítico é ter a capacidade de trabalhar com eficiência e segurança ao lado de colaboradores. À medida que a demanda aumenta, os prazos diminuem.

No entanto, com as ferramentas e processos corretos, é possível uma colaboração eficaz, simplificada e segura.

Aqui está como:

Estude seu fluxo de trabalho atual

Peça aos seus colaboradores para dividir seu fluxo de trabalho atual em eMails separados e comparar e contrastar os resultados. Muitas vezes, você encontrará alguns conflitos entre quem deve se apropriar do quê, onde os arquivos são mantidos e o que significa o fluxo de dados.

Se você é gerente de projeto, precisa saber como cada processo funciona com todos os designers e projetos. Sem essa visão geral, a racionalização não é possível. Seu objetivo deve ser determinar o que deu errado, para que você saiba o que está tentando corrigir.

Redefina a equipe (se necessário)

Entenda quais partes do projeto são de responsabilidade de cada colaborador. Por exemplo, você não deseja que um arquiteto remova algo estruturalmente crítico em prol da estética. Simultaneamente, você não deseja que os engenheiros movam componentes diferentes apenas para atender às suas necessidades práticas. É esse tipo de pequeno soluço que pode se transformar em um desastre completo, se não for controlado.

agilize seu projeto de fluxo de trabalho

Desdobrar processos

Agora que todo mundo sabe quem está fazendo o quê, seu próximo passo é reduzir o projeto a processos mais gerenciáveis. Quanto mais simples, melhor. Muitas equipes de projeto podem se envolver com os meandros de seu trabalho e o tempo se perde quando poderia ser dedicado em outro lugar. Mantenha o processo simples, segmente-o em etapas que funcionam individualmente para atingir o objetivo final. Essa é a chave para a entrega bem-sucedida do projeto.

Defina suas prioridades

Assim que você dividiu seus processos, avalie cada um deles quanto à importância geral. Em qualquer projeto, você terá várias fontes de entrada trabalhando juntas para alcançar o mesmo objetivo. Para acelerar, classifique suas tarefas em uma escala de 1 a 10 com base no prazo. Isso ajuda a manter o fluxo de trabalho e permite alcançar o melhor resultado ao final de cada processo.

Estabelecer procedimentos padrão para documentos

Primeiramente, você precisa entender qual é o principal arquivo de referência, e com quem é o responsável por este. O arquivo de referência deve pertencer à pessoa que está mais frequentemente em comunicação com quem toma a decisão. Você sempre deve transferir o arquivo em um formato padronizado e acordado para que as partes interessadas usem em seu próprio software de autoria.

Como prática recomendada para todos os arquivos contribuintes, você deve manter os documentos de todas as etapas incluídas no processo, armazenados em uma pasta pública com regulamentos simples de acesso e nomeação. Ele precisa manter recursos de formalidade, caso você precise encontrar algo rapidamente para adicionar ao arquivo mestre.

Definir padrões de transferência de dados

Compartilhar arquivos não é apenas sobre a modelagem padrão; também se trata de transferir dados adicionais (como unidade de desenho, tamanho de escalas, tipos de parede, conteúdo do material, nomes de espaços etc.). Para garantir que os dados sejam exportados corretamente, delimite o que você exporta. Por exemplo, o arquiteto não precisa ver todas as porcas e parafusos do engenheiro estrutural. Lembre-se de sempre pensar para quem você está enviando um arquivo antes de exportar. Dessa forma, você não enviará arquivos desnecessários nem confundirá as pessoas com detalhes que elas não precisam. Isso economizará a todos bastante tempo e esforço.

Em segundo lugar, faça um envio fictício. Exporte um arquivo de teste e coloque-o em todos os seus objetos ou famílias. Salve-o e abra-o para garantir que os metadados e a geometria estão sendo salvos com sucesso.

Automatizar fluxos de trabalho

Nos dias atuais, a maioria das empresas utiliza software de gerenciamento de trabalho, como Bricsys 24/7  ou uma aplicação de agendamento para ajudar a simplificar processos e tornar a colaboração mais fácil. Se você não está usando um serviço para gerenciar seu projeto, está salvando dados em vários locais e esperando que todos se lembrem de onde está.

O processo de entrega de uma tarefa bem-sucedida vem com erros inevitáveis de dados e falta de comunicação. Se você puder agrupar todas as informações do projeto em uma única fonte acessível, facilitará sua vida. Enquanto você estiver nisso, examine sua comunicação ou serviço de telefonia VoIP para ver se há algo atrapalhando a conversa entre vocês.

Defina um período de avaliação

Com novas funções de equipe definidas, regras de exportação e armazenamento estabelecidas e um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho em funcionamento, você está pronto para começar (ou, pelo menos, continuar melhor do que antes). No entanto, não há garantia de que tudo o que você estabeleceu faça sentido em um nível prático.

Portanto, reserve um tempo para testar sua nova maneira de trabalhar.

Faça ajustes à medida que avança

Com base nos resultados acima, ajuste onde for necessário. Pode ser necessário repensar suas convenções de nomenclatura, funções de equipe ou canais de comunicação. Avalie a eficácia de cada processo novo ou refinado no seu fluxo de trabalho e verifique se todos estão cantando a mesma música. Se você precisar alterar alguma coisa, faça-o. Não adianta esperar que algo se auto-conserte.

Definir padrões de exportação

  • Certifique-se de exportar usando plug-ins para resolver problemas em software de autoria
  • Valide o arquivo e verifique novamente sua exportação
  • Em seguida, verifique pela terceira vez sua exportação usando uma ferramenta de verificação IFC
  • Concorde com a equipe em relação aos formatos de exportação
  • Mantenha todos sincronizados com os horários
  • Faça um backup para o caso de tudo dar errado, como um procedimento de reversão para arquivos corrompidos, e protocolos de verificação de qualidade no próprio local de geração

Use seus aprendizados para refinar

Nenhuma colaboração é perfeita. Portanto, depois de concluir um projeto, esteja pronto para refinar o que não funcionou, antes de encaminhar o próximo. Não tenha medo de tentar algo novo ou deixar de fora algo completamente diferente. Se houver um problema com o tempo, examine os protocolos de salvamento e de compartilhamento de arquivos. Se os arquivos foram devolvidos corrompidos, verifique novamente seus padrões de exportação. Se os dados continuarem faltando, encontre a causa raiz.

É importante observar que as coisas nem sempre correm do seu jeito, principalmente quando se lida com outras pessoas, trabalhando em arquivos maciços, e trabalhando remotamente.

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A verdade é que não há uma maneira de otimizar os processos de colaboração CAD. No entanto, os métodos acima são alguns experimentados e testados, usados em todo o mundo para aprimorar relacionamentos e realizar projetos dentro do prazo e do orçamento. Se você achar que as coisas estão demorando muito, comece do começo e volte atrás para buscar uma melhor colaboração.