No nosso últimopostagem da Confraria dos Gerentes de CADpost, falamos sobre como abordar o treinamento interno e demos alguns melhores práticas para preparar suas sessões. Mas nem todo treinamento é realizado em escritório maisentão, como podemos treinar melhor escritórios remotos, trabalhadores domiciliares e outros que não podem participar de uma sessão de treinamento ao vivo? Nesta postagem, cobriremos algumas técnicas que você pode usar para fazer exatamente isso. Vamos ver como. 

Limitações de Treinamento Remoto ou em Vídeo

O que existe sobre treinamento remoto/vídeo que o torna mais difícil do que fazer treinamento ao vivo? Aqui estão os problemas que eu experimentei: 

Ritmo.Como não consigo ver o aluno, não posso usar pistas visuais para adivinhar o quão bem eles estão. 

Falta de atenção.É muito mais fácil para um aluno sair de uma sessão de treinamento remota ou baseada em vídeo para atender uma chamada telefônica, de forma que nem sempre prestem tanta atenção quanto poderiam. 

Não terminar.É muito mais provável que os usuários deixem o treinamento remoto / baseado em vídeo antes que ele seja concluído e, muitas vezes, não voltem. 

Para lidar com esses problemas, descobri que as seguintes estratégias funcionam bem: 

O ritmo deve ser rápido.Se a sua aula for muito lenta, todos ficarão entediados e desligarão a aula. Se a lição for um pouco rápida demais para alguns, eles sempre podem retroceder e repetir essa parte da lição. Conclusão: quanto mais rápido, melhor. 

Chame a atenção e segure-a por meio de segmentos pequenos de lição.Se a capacidade de atenção for um problema, divida seu treinamento em várias lições curtas que se complementam. Em vez de apresentar uma sessão de treinamento de uma hora que provavelmente será pausada ou pulada, use a mesma estratégia que a Netflix usa, chamada de “observação excessiva” para levar os usuários de uma aula para outra. 

Dicas de Apresentação

Antes de gravar sua sessão de treinamento (em mais do que um momento), pratique-as tendo em mente estas dicas de apresentação: 

Mostrar o estado final:Antes de começar uma lição, diga ao usuário qual será o resultado e mostre como será a saída quando terminar. Quando o usuário souber o que você está tentando alcançar, será muito mais fácil para ele acompanhar. 

Indique a abordagem:Depois de mostrar o resultado, dê uma descrição rápida e de alto nível do que a lição conterá. Novamente, quando o usuário sabe a abordagem que você usará, é muito mais provável que ele entenda. 

Comece no começo:Mesmo se você achar que seu público já conhece um conceito, é aconselhável expressá-lo resumidamente. Não há nada pior do que não entender uma lição porque uma etapa simples não foi explicada antecipadamente. 

Mova-se a um ritmo rápido, mas 'não corra':Não vá muito devagar, mas também não muito rápido. Um ritmo médio rápido é o melhor. 

Fale enquanto vai indo:Explique tudo conforme você avança, referenciando a abordagem declarada que você deu no início. Use frases de ação como “Vou mover o mouse” e “Vou clicar nesta caixa de diálogo” para que todos saibam o que está acontecendo. Ao falar enquanto fala, você também evitará “Dead Air”, onde o usuário é deixado para adivinhar o que você está fazendo. 

Certifique-se de que eles vejam o mouse:Às vezes, usuários experientes fazem movimentos rápidos do mouse tão rápido que a pessoa que está assistindo não consegue ver o mouse. Diminua os movimentos do mouse para que eles possam ser vistos e considere a ativação de rastros do mouse. Você vai se acostumar com essa abordagem. 

Clique, clique duas vezes, clique com o botão direito:Certifique-se de explicar quando você está clicando e quando está clicando duas vezes ou com o botão direito do mouse. Lembre-se de que a pessoa que está assistindo não pode ver que você trabalha com o mouse, portanto, você deve indicar a operação que está acontecendo. 

Grave Suas Aulas

Em nossaúltima postagem, Mencionei o uso de um utilitário de gravação chamadoCamtasia(outro software está disponível) para ensaiar suas aulas de treinamento, mas também permite que você faça vídeos profissionais com locuções. Este software é simples de usar e, com um pouco de prática, você gravará ótimos vídeos de treinamento. Aqui estão as etapas que utilizo para registrar minhas sessões de treinamento: 

Prepare os arquivos de exemplo e fique pronto para gravar.Isso significa que sua máquina está configurada em uma sala silenciosa, o microfone do headset está ligado, os programas de e-mail e messenger estão desligados e o telefone está sem som. 

Percorra a minha aula (usando dicas acima) e grave a evolução.Se você cometer alguns pequenos erros, não se preocupe, ninguém espera a perfeição. No entanto, se você cometer um erro grave, simplesmente reinicie a gravação e tente novamente. 

Quando você tiver uma boa versão, salve seu trabalho.Não sei dizer quantas vezes perdi uma boa gravação porque estava tentando conseguir uma versão melhor. Sempre, sempre, sempre, salve.

Preparar o Guia de Treinamento

Agora que a lição foi gravada, você pode criar guias de treinamento facilmente e renderizá-los em arquivos PDF para que os usuários possam estudar por conta própria mais tarde. Aqui estão as etapas que utilizo para criar meus guias de treinamento: 

Assista a gravação e digite notas em um documento do Word.Essa abordagem funciona bem porque você não precisa escrever nada do zero, apenas usa suas próprias palavras naturais do vídeo. 

Obtenha capturas de tela.Conforme você assiste ao vídeo, pare em cada entrada principal, caixa de diálogo, comando, etc. e exporte uma captura de tela nesse ponto. 

Cole no Word, salvando com frequência.Conforme você cria suas capturas de tela, cole-as em seu documento do Word em ordem cronológica, para que nada saia do lugar. Salve com frequência! 

Repita até que todas as instruções e capturas de tela estejam no documento.Agora você está quase terminando! 

Prove o material.Depois de inserir tudo, imprima uma cópia e leia enquanto ouve a gravação do vídeo novamente. Marque e edite conforme necessário. 

Eu gosto de chamar essa abordagem de "falar do meu jeito através do folheto", pois me permite usar minhas técnicas naturais de apresentação para criar um guia de treinamento que flui bem, tem palavras mínimas e fornece recursos visuais ricos para o usuário acompanhar mais tarde. Esse processo elimina o bloqueio do escritor e a sensação de “tela branca da morte” ao tentar escrever um guia de treinamento do zero. 

Resumindo

Se você seguir todas essas etapas, terá uma série de segmentos de vídeo e guias de treinamento que os acompanham, que podem formar um ótimo programa de treinamento remoto. Tudo o que você deve fazer agora é enviar links de todos os seus materiais ao pessoal do escritório remoto e motivá-los a concluir as lições. Boa sorte! 

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