No último post da postagem da Confraria dos Gerentes de CAD falamos sobre como abordar o treinamento interno, e demos algumas boas práticas para preparar suas sessões. Mas, nem todo o treinamento é realizado em seu escritório, então como podemos treinar melhor escritórios remotos, trabalhadores que são baseados em suas casas, e mesmo outros que não podem participar de uma sessão de treinamento ao vivo? Nesta postagem, abordaremos algumas técnicas que você pode usar para fazer exatamente isso. Vamos ver como.

Limitações de Treinamento Remoto ou em Vídeo

O que existe sobre treinamento remoto/vídeo que o torna mais difícil do que fazer treinamento ao vivo? Aqui estão os problemas que eu experimentei:

Ritmo. Como não consigo ver o aluno, não posso usar dicas visuais para adivinhar como estão as coisas.

Falta de atenção. É muito mais fácil para um aluno deixar uma sessão de treinamento remoto, ou baseado em vídeo, para atender uma chamada telefônica, pois nem sempre prestam tanta atenção quanto poderiam.

Não terminar. Há muito mais probabilidade de que os usuários deixem o treinamento remoto/baseado em vídeo, antes que ele esteja concluído e, com frequência, não voltem.

Para lidar com esses problemas, descobri que as seguintes estratégias funcionam bem:

O ritmo deve ser rápido. Se a sua aula for muito lenta, todos ficarão entediados e vão desligar. Se a lição for um pouco rápida demais para alguns, esses sempre poderão voltar e repetir aquela parte da lição. Conclusão: Mais rápido é melhor que mais lento.

Chame a atenção e segure-a por meio de segmentos pequenos de lição. Se a atenção for um problema, divida seu treinamento em várias lições curtas que se baseiam umas nas outras. Em vez de apresentar uma sessão de treinamento de uma hora com probabilidade de ser pausada ou ignorada, use a mesma estratégia usada pela Netflix, chamada "compulsão por assistir", para obrigar os usuários a irem de lição em lição.

Dicas de Apresentação

Antes de gravar sua sessão de treinamento (em mais do que um momento), pratique-as tendo em mente estas dicas de apresentação:

Mostrar o estado final: Antes de começar uma aula, diga ao usuário qual será o resultado e mostre a aparência da saída quando terminar. Quando o usuário souber o que você está tentando alcançar, será muito mais fácil seguir adiante.

Indique a abordagem: Depois de mostrar o resultado, forneça uma descrição rápida e de alto nível do que a lição irá conter. Novamente, quando o usuário conhece a abordagem que você vai usar, é muito mais provável que ele entenda.

Comece no começo: Mesmo se você acha que seu público já conhece um conceito, é sensato declará-lo brevemente. Não há nada pior do que não entender uma lição porque um simples passo inicial não foi explicado.

Mova-se a um ritmo rápido, mas 'não corra': Não vá devagar demais, mas também não seja muito rápido. Um bom ritmo médio é o melhor.

Fale enquanto vai indo: Explique tudo à medida que avança referenciando a abordagem declarada que você deu no começo. Use frases de ação como "Vou mover o mouse" e "Aqui vou clicar neste diálogo, neste botão" para que todos saibam o que está acontecendo. Ao falar na medida em que você vai, também evita o "Vazio no Ar", onde o usuário precisa adivinhar o que você está fazendo.

Certifique-se de que eles vejam o mouse: Às vezes, usuários experientes passam pelos movimentos do mouse tão rápido que a pessoa que está assistindo não consegue ver o mouse. Diminua a rapidez dos movimentos do mouse, para que possam ser vistos, e considere até a possibilidade de ativar os rastros do mouse. Você vai se acostumar com essa abordagem.

Clique, clique-duplo, botão direito: Certifique-se de explicar quando você está clicando e quando clica duas-vezes, ou clica com o botão direito do mouse. Lembre-se de que a pessoa que está assistindo nem sempre consegue ver você trabalhando com o mouse, portanto, você deve indicar qual operação está acontecendo.

Grave Suas Aulas

Em nossa postagem anterior eu mencionei usar um utilitário de gravação chamado Camtasia para ensaiar as lições de treinamento, que também permite fazer vídeos profissionais com narração. Este software é simples de usar e uma vez que você tiver praticado um pouco, em seguida vai estar gravando ótimos vídeos de treinamento. Aqui estão os passos que uso para gravar minhas sessões de treinamento:

Prepare os arquivos de exemplo e fique pronto para gravar. Isso significa que sua máquina está configurada em uma sala silenciosa, o microfone do headset está ligado, os programas de eMail e mensagens estão desligados e o telefone está no 'mudo'.

Percorra a minha aula (usando dicas acima) e grave a evolução. Se cometer alguns erros menores, não se preocupe, ninguém espera perfeição. No entanto, se você cometer um erro grande, basta reiniciar a gravação e tentar novamente.

Quando você tiver uma boa versão, salve seu trabalho. Eu não posso dizer a você quantas vezes perdi uma boa gravação por estar tentando obter uma versão melhor. Lembre-se de sempre, sempre, sempre, salvar as gravações.

Preparar o Guia de Treinamento

Agora que você gravou a lição, pode criar facilmente guias de treinamento e gerar arquivos PDF para que os usuários possam estudar mais tarde. Aqui estão os passos que uso para criar meus guias de treinamento:

Assista a gravação e digite notas em um documento do Word. Essa abordagem funciona muito bem, porque você não precisa escrever nada do zero, basta usar seu próprio texto natural da narração que ficou no vídeo.

Obtenha capturas de tela. À medida que você assiste ao vídeo, pare em cada entrada principal, diálogo, comando, etc. e exporte uma captura de tela nesse ponto.

Cole no Word e Salve constantemente. Ao criar suas capturas de tela, cole-as no documento do Word em ordem cronológica, para que nada fique fora do lugar. Salve frequentemente!

Repita até que todas as instruções e capturas de tela estejam no documento. Agora você está quase pronto!

Prove o material. Depois de ter tudo inscrito, imprima uma cópia e leia-a enquanto ouve sua gravação de vídeo novamente. Anote o que chamar a sua atenção e edite conforme necessário.

Eu gosto de chamar essa abordagem de "falar sobre o meu material", pois permite usar minhas técnicas de apresentação natural para criar um guia de treinamento que flua bem, tenha um mínimo de palavras e forneça visuais ricos para o usuário acompanhar. Este processo elimina o bloqueio do escritor e a sensação de “tela branca” ao tentar escrever um guia de treinamento a partir do zero.

Resumindo

Se você seguir todas essas etapas, terá uma série de segmentos de vídeo e guias de treinamento que podem formar um ótimo programa de treinamento remoto. Tudo o que você precisa fazer agora é enviar links endereçados a todos os seus materiais, para o pessoal do escritório remoto, e motivá-los a completar as lições. E, a propósito, você não terá que fazer todas as apresentações de viagens ou WebEx que você costumava fazer para treinar escritórios remotos. Boa sorte! --//trad mjp0514

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